Урок 1

Урок 1. Методология работы в 1С
1. Главное окно программы	5. Панель функций
2. Окна	6. Хранение бухгалтерской информации
3. Панели инструментов	7. Стандартные отчеты
4. Регистрация хозяйственных операций	8. Регламентированные отчеты

Главное окно программы

Интерфейс «1С: Бухгалтерии для Украины» построен по тем же принципам, что и у большинства других приложений Windows. В правом углу заголовка окна рас­положены знакомые кнопки для разворачивания/сворачивания окна на весь экран, сворачивания его в значок и выхода из программы.

Существенное отличие «1С:Предприятия» от других приложений Windows: как правило, при выходе из системы ничего сохранять не требуется. Записи в информаци­онную базу производятся в ходе работы с системой, а не при закрытии главного окна. Получив команду на выход, система проанализирует состояние открытых окон. Если все изменения уже совершены и все записи сделаны, главное окно системы вместе со всеми подчиненными окнами будет закрыто. Если нет, завершить изменения будет предложено в ходе диалога.

При первом запуске «1С: Бухгалтерии» в режиме «1С:Предприятие» откроется главное окно программы, а в нем — Стартовый помощ­ник.

В верхней части окна программы расположен Заголовок окна, название про­граммы (1С:Предприятие) — название и номер редакции конфигурации, кнопки управления окном программы в целом: свернуть окно, полноэкранный/оконный режим; закрыть окно (программу).

Главное меню — доступ ко всем возможным в данный момент действиям, на­стройкам и объектам конфигурации. Состав пунктов меню зависит от выбранного интерфейса. Интерфейс программы переключается выбором команды «Сервис - Пере­ключить интерфейс». При первом запуске программы включен «Полный интерфейс». Здесь и в дальнейшем, если не оговорено особо, именно он и будет использоваться.

Главное меню имеет иерархическую структуру, у основных пунктов меню есть под­чиненные. С помощью главного меню можно выполнить любую команду, предусмотренную в системе. Перемещаться от пункта к пункту можно как мышью, так и с помощью клавиатуры. Нажмите клавишу «Alt», и вы перейдете в строку главного меню. Пере­ход от пункта к пункту осуществляется клавишами со стрелками. Выбранный пункт меню открывается автоматически, и вы сразу видите, какие документы, справочники, регистры и обработки содержатся в нем. Для выхода из главного меню служит кла­виша «Ecs».

Окна

В главном окне есть область с серым фоном — основное окно программы, внутри которого раскрываются окна справочников, документов, журналов и отчетов. Окна в пределах этой области можно перетаскивать мышью за заголовок, изменять их раз­меры, разворачивать на все главное окно, сворачивать в значок.

В программе реализован механизм детализации отчетов. Суммарный показатель от­чета можно детализировать, развернув данные, по которым он построен, в отдельном окне. Поэтому открытых окон может быть очень много, отыскать среди них нужное бывает нелегко. Для облегчения работы с окнами служит пункт «Окна» в главном меню.

В выпадающем меню видны команды для управления окнами и список существую­щих в данный момент окон. Командой «Расположить подряд» окна можно выстроить одно за другим. Очень полезной бывает команда «Закрыть все», которая закрывает все открытые окна. Пункт меню «Служебные окна» открывает подменю, в котором можно включить отображение служебных сообщений. В этом окне выводятся сообщения о действиях про­граммы и предупреждения об ошибках пользователя. Окно служебных сообщений автоматически появляется, когда системе есть что вам сказать.

Кроме того, в этом подменю можно включить и выключить панель окон, располо­женную в нижней части главного окна, — аналог панели задач Windows для управ­ления окнами. Пометив галочкой соответствующий пункт меню, эту панель можно автоматически прятать. Она будет всплывать, если подвести курсор к нижней части главного окна.

Пункт меню «Окна» открывает диалоговое окно, с помощью которого вы можете управлять уже открытыми окнами. В открывшемся диалоговом окне ви­ден список окон, открытых на данный момент, и с помощью кнопок, расположенных в правой части окна, вы можете перейти к любому выбранному окну, закрыть одно или несколько окон, расположить окна по горизонтали или вертикали.

Кнопка«Активизировать» закрывает диалог «Окна» и переходит к окну, выбран­ному в списке окон. Кнопка «Сохранить» выполняет сохранение сделанных измене­ний.

Внизу диалога есть также функция сортировки. Она так и называется «Сортировка». Если напротив нее установить флажок, то список окон показывается отсортированным по алфавиту.

Панели инструментов

Панель инструментов в программе напоминает стандартную панель ин­струментов в документах Microsoft Office с некоторыми отличиями. Панель содержит кнопки вызова команд, снабженные условными обозначениями. Если подвести к кнопке курсор мыши, через секунду появится всплывающее окно с названием команды.

Состав и расположение панелей инструментов можно менять. Например, располо­жить их более компактно. В нужное место окна панели перетаскиваются с помощью мыши.

Щелкните правой кнопкой мыши на любой кнопке, и всплывет окно со списком панелей инструментов. Включенные в данный момент панели помечены га­лочками. Сняв отметку щелчком левой кнопкой мыши, вы уберете панель с экрана.

В «1С: Бухгалтерии для Украины» довольно просто поменять состав кнопок кон­кретной панели инструментов или создать новую панель. Выбрав из меню команду «Настройка», вы откроете одноименное окно.

Когда это окно открыто, кнопки на всех панелях инструментов перестают исполнять свои функции. Зато их теперь можно редактировать — менять их порядок, перетаскивая мышью внутри панели, перетаскивать с панели на панель. Чтобы убрать кнопку, просто перетащите ее мышью за пределы панели инструментов. Чтобы восстановить удаленную кнопку, нужно открыть в окне «Настройка» закладку «Команды», отыскать в списке панель с нужной кнопкой и перетащить изображение кнопки на нужную панель.

Более сложную настройку панелей инструментов, например, создание кнопок с но­выми функциями, выполняет программист в режиме Конфигуратора.

Система помощи

Если подвести курсор к кнопке на панели инструментов, появится всплывающая подсказка с ее названием. Большинство пунктов главного меню снабжено примеча­ниями, которые выводятся в строке подсказки в левом нижнем углу главного окна. Справочная система в «1С: Бухгалтерии для Украины» контекстная: при нажатии клавиши «F1» или выборе команды «Справка» из меню выводится тот раздел файла справки, который относится к текущему состоянию системы.

Регистрация фактов хозяйственной деятельности документами

Основным способом регистрации событий хозяйственной дея­тельности в «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» является ввод до­кументов.

Документы доступны из Главного меню программы, где они сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета: документы для учета производственной деятельности дос­тупны из меню «Производство», документы для учета операций с денежными средствами - из меню «Банк» и «Касса», документы для регистрации событий с основными средствами доступны из меню «ОС».

Документ можно записать в информационную базу и провести. Запись в информационную базу без проведения может означать, что документ подготовлен предварительно для регистрации бу­дущих событий хозяйственной деятельности. Для отражения произошедшего события в учете документ следует провести — при этом в информационной базе сформируются записи бухгал­терского учета и записи в других учетных регистрах.

Перед проведением документа «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» выполняет ряд проверок на полноту и правильность заполнения. Например, документ «Реализация товаров и услуг» не будет про­веден, если по данным бухгалтерского учета товара на складе не­достаточно, но такой документ можно будет записать.

Названия документов «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» опреде­лены названиями событий хозяйственной деятельности, для реги­страции которых они предназначаются. Поэтому, с одной сторо­ны, эти названия могут не совпадать с названиями форм первичных документов, утвержденных государственными органа­ми, с другой стороны, один документ «1С: Бухгалтерии 8 для Ук­раины» может соответствовать, сразу нескольким бумажным рег­ламентированным формам — соответственно такой документ можно будет распечатать в нескольких вариантах. Так, документ «Реализация товаров и услуг» (меню «Продажа» — «Реализация товаров и услуг») можно распечатать в следующих вариантах: акт об оказании услуг; расходная накладная.

Один документ может быть предназначен для регистрации не­скольких видов хозяйственных операций. Разным видам опера­ции соответствуют разные наборы вводимых данных и разные правила проведения документа. Например, документ «Реализация товаров и услуг» рассчитан на регистрацию двух видов хозяйст­венной операции: «Продажа, комиссия» и «Оборудование». Вид хозяйственной операции следует устанавливать перед началом заполнения документа - кнопкой «Операция» командной панели формы документа. Если документом можно зарегистрировать не­сколько хозяйственных операций, вид операции запрашивается при вводе нового документа. Эта возможность включает­ся/отключается в настройках пользователя (меню «Сервис» -«Настройки пользователя...» - «Запрашивать вид операции при вводе, нового документа»). При изменении вида операции кноп­кой «Операция» отображаемая форма документа изменяется.

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» предоставляет несколько меха­низмов для ускоренного заполнения документов. Одним из них является механизм ввода на основании, который предоставляет возможность копирования информации из документа одного вида в документ другого вида. С помощью этого механизма, например, можно автоматически заполнить документ «Реализация товаров и услуг» сведениями из документа «Счет на оплату покупателю», ранее записанного в информационную базу. Для быстрого запол­нения табличных частей документов используется механизм ав­тозаполнения, запускаемый кнопкой «Заполнить» командной па­нели, расположенной над табличной частью. Для ввода счетов бухгалтерского учета, используемых в проводках, а также для ввода других данных используется механизм подстановки по умолчанию.

Панель функций

Альтернативным главному меню способом доступа к документам и другим объектам информационной базы является Панель функ­ций (меню «Справка» - «Панель функций»). Основные разделы учета (Банк, Касса, Покупка, Продажа и др.) представлены в па­нели функций в виде схем работы, отражающих последователь­ность ввода документов в информационную базу.

Из каждого раздела при нажатии на гиперссылку можно перейти и соответствующий список документом или справочник, открыть форму нужного стандартного отчета. Например, при нажатии на гиперссылку «Платежное поручение исходящее» в разделе «Банк», откроется список исходящих платежных поручений. Ис­пользуя гиперссылки «ОСВ по счету 31», «Карточка счета 31 по дням», «Анализ счета 31» в разделе «Банк», можно быстро сфор­мировать наиболее используемые в этом разделе учета отчеты.

Такое представление взаимосвязанных документов, обработок, справочников и отчетов может служить «рабочим столом» для бухгалтера, ведущего отдельный участок учета.

При нажатии на кнопку «Настройка» открывается форма на­стройки, в которой можно указать, какие разделы показывать в панели функций. Для закрытия панели функций нужно в форме настройки снять флаг «Показывать Панель функций».

Хранение информации в справочниках и регистрах

Данные, которые предполагается многократно использо­вать, хранятся в справочниках и регистрах сведений информаци­онной базы.

Справочники и регистры доступны к просмотру через главное меню программы, где они сгруппированы по видам хозяйственной деятельности и разделам учета вместе с документами. Справоч­ники и регистры бывает удобнее заполнить предварительно, не­посредственно через главное меню. Кроме того, справочники и регистры можно заполнять в процессе ввода документов.

Анализ учетных данных с помощью стандартных отчетов

Записи бухгалтерского учета (проводки), а также записи в других учетных регистрах, автоматически вносимые в информационную базу при проведении документа, можно затем просмотреть непо­средственно из формы документа — для этого следует воспользо­ваться кнопкой «Дт/Кт» на командной панели формы документа.

Кроме того, учетные записи доступны для непосредственного просмотра из главного меню (меню «Операции» — «Журнал опе­раций», «Журнал проводок (бухгалтерский учет)»). Однако, в информационную базу работающего предприятия в течение не­большого периода времени будет записываться столь большое ко­личество проводок и других учетных записей, что работа с этими данными путем их непосредственного просмотра будет нерацио­нальна.

Эффективными средствами работы с учетными данными являют­ся стандартные отчеты (меню «Отчеты»). Стандартные отчеты представляют учетные данные в удобном для анализа виде.

Для облегчения текущей бухгалтерской работы предназначен ме­ханизм расшифровки.

Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать стандартный отчет оборотно-сальдовая ве­домость. Если в данном отчете его заинтересует происхождение оборотов какого-либо счета, то для получения более детальной информации бухгалтер может сформировать стандартный отчет карточка счета, дважды щелкнув мышью по выбранной строке оборотно-сальдовой ведомости. Если же теперь бухгалтера заин­тересует происхождение конкретной проводки, то двойным щелч­ком мыши по записи этой проводки он сможет вывести экранную форму документа, сформировавшего эту проводку.

Подготовка регламентированной отчетности

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» автоматизирует заполнение регламентированной отчетности —отчетов, утвержденных норма­тивными документами. К регламентированной отчетности отно­сятся налоговые декларации и расчеты, финансовые и статисти­ческие отчеты, отчет по ЕСВ.

Формы регламентированной отчетности доступны через меню «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».

Формы регламентированной отчетности периодически изменяют­ся решениями государственных органов. Фирма «1С» отслежива­ет эти изменения и предоставляет своим пользователям возмож­ность обновления форм регламентированной отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм использует­ся штатный механизм обновления конфигурации.

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» заполняет регламентированные отчеты данными, хранящимися в информационной базе и рассчи­тываемыми на их основе. Подготовленный регламентированный отчет можно сохранить в информационной базе.

В целом, методологию работы в программе 1С можно представить в виде схемы:

В следующих уроках рассмотрим более подробно такие важнейшие объекты в программе 1С как справочники, регистры, документы и журналы.

Следующий урок >>

Урок 2

Урок 2. Справочники и регистры
1. Справочники	3. Регистры накопления
2. Регистры сведений	4. Регистры бухгалтерии

Справочники

Объект прикладного решения «Справочник» позволяет хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это могут быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием.

В программе элементы справочников нумеруются автоматически. Код может состоять из 50 символов, а наименование - из 150 символов.

Кроме кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для контрагента такой дополнительной информацией является ИНН (индивидуальный налоговый номер плательщика НДС), код по ЕГРПОУ (регистрационный код предприятия) и пр. Для хранения этой информации служат реквизиты справочника.

Справочники имеют иерархическую структуру. Например, в том же справочнике «Контрагенты» могут быть созданы группы: «Поставщики», «Покупатели» и т. д. А в справочнике «Номенклатура»: «Товары», «Материалы», «Продукция» и т.д. Группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру. Например, в справочнике «Номенклатура» это могут группы: «Йогурты», «Мороженное», «Сыры» и т.д.

В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника «Подразделения организации», где одно подразделение более высокого уровня может включать в себя несколько других подразделений. На рисунке видно, что элемент «Администрация», в который входят элементы «Бухгалтерия», «Дирекция», «Отдел кадров», является именно элементом справочника, а не группой. Эта возможность технологической платформы позволяет теперь не бояться того, что в будущем может измениться иерархическая структура той сущности, которая описывается справочником прикладного решения.

Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т. е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочнику «Контрагент» подчинены справочники «Банковские счета» и «Договоры контрагентов». Переход в подчиненный справочник осуществляется щелчком на кнопке «Перейти».

В некоторых справочниках программы встречаются предопределенные элементы, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Предопределенные элементы - это элементы, созданные в Конфигураторе. Предопределенные данные бывают не только у справочников, но и у планов счетов, планов видов расчета, планов видов характеристик. Например, так как все товары обязательно должны приходоваться на какой-то служебный склад, в справочник «Склады» введен предопределенный элемент «Основной склад». Благодаря этому независимо от действий пользователя оприходование товаров всегда будет происходить правильно.

В пользовательском режиме можно менять все параметры предопределенных элементов. Прикладное решение не запутается, поскольку «знает» предопределенные элементы по внутренним именам, которые пользователю недоступны. Таким образом, что-то «сломать» в поведении программы, изменив код или название предопределенного элемента справочника, невозможно. Главное - не менять логического назначения предопределенного элемента. Такое изменение конфигурация, конечно, не уловит и будет продолжать использовать логически переопределенный элемент в «старых» целях.

Регистры

Регистры - это таблицы для накопления оперативных данных и получения сводной информации. Данные в регистры добавляются только при проведении документов. Сведения из регистров используются для формирования отчетов. Различают регистры сведений, регистры накопления, регистры бухгалтерии и расчетов.

Регистр сведений

В базе данных «1С:Предприятия 8» можно хранить произвольную информацию в разрезе нескольких измерений. Для этого введен новый объект конфигурации - регистр сведений. Он поддерживает периодичность, так что информация может быть развернута по времени или Позициям документа. Через меню «Операции - Регистры сведений» можно открыть список любого регистра сведений.

Информация в регистре сведений хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а ресурсы непосредственно содержат хранимую информацию. При этом важно понимать, что в качестве этой информации могут выступать значения любого типа. Именно этим регистр сведений отличается от регистра накопления, который может хранить только числа. Например, для регистра сведений «Цены номенклатуры» записи, сохраняющиеся в базе данных, будут выглядеть следующим образом:

Вместе с каждой записью, находящейся в регистре сведений, можно хранить дополнительную произвольную информацию. Для этого служат реквизиты регистра сведений.

Регистр сведений хранит данные не только в разрезе указанных измерений, но и в разрезе времени. К каждой записи регистра добавлено служебное поле «Период», сохраняющее дату, которой были внесены записи в регистр. Это позволяет не просто хранить статистические данные, но и отслеживать их изменение во времени. В частности, именно на регистрах сведений с периодичностью «в пределах месяца» теперь организовано хранение информации об учетных политиках предприятия (бухгалтерской, налоговой, управленческой). Изменение параметров учетной политики чаще, чем это «позволяет» периодичность используемого регистра сведений, невозможно. При этом каждое такое изменение фиксируется явно, поскольку остается запись со «старыми» значениями параметров.

Изменения в регистр сведений можно вносить как вручную, так и при помощи документов. В этом случае к каждой записи регистра добавляется еще одно служебное поле, в котором хранится информация о регистраторе (документе), с которым связана эта запись.

Система обеспечивает контроль уникальности записей, хранящихся в регистре сведений. В нем не могут находиться две одинаковые записи. Одинаковыми считаются записи, у которых совпадает ключ записи. Ключ формируется системой автоматически, на основании значений, содержащихся в полях записи, и зависит от вида регистра сведений.

Регистры накопления

Регистр накопления образует многомерную систему измерений и позволяет накапливать числовые данные в разрезе нескольких измерений. Через меню «Операции - Регистры накопления» информацию в регистрах накопления можно только просмотреть. В списках регистров возможны отборы и сортировки. Клавиша «Enter» в списке регистра накопления открывает документ-регистратор.

Так как регистр накопления служит для «накопления» числовых значений, каждая запись выполняет изменение хранимых ресурсов, другими словами, отражает движение в регистре. Если выполняется увеличение хранимых ресурсов - это движение прихода (значок «+»), если уменьшение хранимых ресурсов - движением расхода («-»). Вместе с каждой записью, находящейся в регистре накопления, можно хранить дополнительную произвольную информацию. Для этого служат реквизиты регистра накопления.

Регистры бухгалтерии

Каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии. Набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции. Просмотр проводок осуществляется в форме списка регистра бухгалтерии. Через меню «Операции - Регистры бухгалтерии» открывается окно выбора регистра, информацию в регистрах бухгалтерии можно только просмотреть.

В списках регистров возможны отборы и сортировки. Клавиша «Enter» в списке регистра бухгалтерии открывает документ-регистратор.

Регистры расчета

Регистры расчета реализуют регистрацию различных расчетов, например, начислений зарплаты. Они доступны через меню «Операции - Регистры расчета». Информацию в регистрах расчета можно только просмотреть. В списках регистров возможны отборы и сортировки. Клавиша «Enter» в списке регистра расчета открывает документ-регистратор.

Следующий урок >>

Урок 3

Урок 3. Документы в программе 1С
1. Ввод операций вручную	6. Корректировка записей регистров
2. Ввод документов	7. Проведение документов
3. Поиск введенных документов	8. Просмотр движений документов
4. Общие реквизиты документов	9. Печать документов
5. Механизм ввода на основании	10. Автоматизированное заполнение

В программе проводки по операциям могут формироваться тремя способами:

• документами — автоматически формирует операцию с нужным набором про­водок по введенной бухгалтером информации. Этим способом вводится большинство операций в информационную базу;
• с использованием типовых операций — предполагает использование шаблона для часто повторяющегося набора проводок. Пользователь, не переходя в Конфигу­ратор, может настроить шаблон типовой операции так, чтобы суммы одних проводок рассчитывались автоматически (по формулам) на основе информации, введенной другими проводками. Этот способ на практике используется редко;
• вручную — используют специальный документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет), который позволяет бухгалтеру вручную ввести в информационную базу (далее - ИБ) любые проводки. На практике операции используют для регистрации редких событий в хозяйственной деятельности, документы для которых не разработаны. Если же применение операций приобретает мас­совый характер, стоит задуматься о доработке конфигурации под ваши потребности.

Основным способом ведения учета в «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Документы отображаются в списках документов различных видов (журна­лах). Журналы документов доступны непосредственно из главно­го меню.

Ввод операций вручную

Ввести новую операцию вручную можно, выбрав из главного меню команду «Опера­ция - Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». В открывшемся окне для до­бавления новой операции нужно нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов либо же кнопку «Insert» на клавиатуре.

На закладке «Бухгалтерский учет» отражаются проводки, формируемые в бух­галтерском учете, а также параметры, необходимые для формирования записей в ре­гистрах налогового учета.

Окно операции состоит из шапки и табличной части. В шапке расположены поля для реквизитов, характеризующих операцию в целом: ее номер, дата, сумма и описа­ние. Важным является поле «Организация». В нем указывают предприятие, от имени которого вводится проводка. Табличная часть служит для ввода проводок.

Заполнение реквизитов операции обычно начинают с шапки. Первое поле служит для ввода номера операции и заполняется автоматически, оно недоступно для редак­тирования. В поле «Дата» автоматически подставляется рабочая дата ввода операции. Дату можно изменить, для чего удобно пользоваться календарем. Кнопка вызова ка­лендаря расположена в правой части этого поля.

Следующее поле - «Сумма операции» служит для ввода суммы операции. Это поле изначально можно оставить пустым. В дальнейшем при вводе проводок в табличную часть их суммы будут автоматически суммироваться в этом поле.

Поле «Содержание» служит для ввода краткого комментария. Его можно оставить незаполненным, но наличие комментариев позволит легче ориентироваться во введен­ной в ИБ информации.

В поле «Способ заполнения» выбирают вариант заполнения созданного документа либо это операция, введенная вручную, либо типовая операция или же сторно дви­жений документа.

Табличная часть формы служит для ввода проводок. Условно структуру проводки можно разделить на три составляющие: дебетовую часть, кредитовую часть и общую часть, характеризующую проводку в целом.

К счетам и субсчетам Плана счетов «1С: Бухгалтерии» для ведения аналитического учета до­пускается подключать до трех видов субконто (объектов аналитики). К дебетовой части отнесем счет дебета и три вида субконто, которые к нему подключены. К кредитовой части — соответ­ственно счет кредита и три вида субконто, подключенные к этому счету. К общей части проводки относятся поля для ввода валюты и ее курса на дату операции, количества, суммы в валюте и в гривнях.

Последнее поле, относящееся к общей части проводки, — номер журнала, в котором проводка будет видна.

При вводе новой проводки программа будет «вести» вас от поля к полю. Навигация по полям уже введенной проводки осуществляется с помощью мышки или клавишей со стрелками.

Документ имеет одну печатную форму, выводящую проводки в виде Бухгалтерской справки.

Ввод документов

В общем случае регистрация фактов хозяйственной деятельности выполняется в следующей последовательности: пользователь от­крывает журнал документов и выполняет команду создания ново­го документа. Для этого нужно нажать на кнопку «Доба­вить». Альтернативный вариант — нажать кнопку «Действия» в командной панели журнала и из выпадающего меню выбрать пункт «Добавить».

На экране открывается форма нового документа, в которой поль­зователь устанавливает вид операции, затем заполняет, а затем записывает и проводит документ.

Для записи документа предназначена кнопка «Записать» в ниж­ней части формы; для проведения документа — кнопка «Про­вести» командной панели; для записи, проведения и. закрытия формы документа предназначена кнопка «ОК» в нижней части формы.

Автоматическое присвоение номера документа производится по­сле записи документа. Это позволяет исключить пропуски номе­ров документов при сетевой работе пользователей. По умолчанию номера документов недоступны для изменения пользователем. Для включения возможности изменения номера вручную требу­ется установить флаг «Редактировать номер» в меню «Действия» командной панели документа.

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» предоставляет пользователю различные удобства для ускорения ввода документов:

• пользователь может заполнить форму документа путем копи­рования ранее введенного документа того же вида, а затем из­менить лишь часть данных (для этого используется общий прием копирования записи списка системы программ «1С:Предприятие 8» с помощью кнопки «Копировать»или меню «Дейст­вия» — «Скопировать» в командной панели формы списка или журнала);

• некоторые документы можно ввести на основании ранее вве­денных документов другого вида (кнопка «Ввести на основании»);

• документы могут вводиться группами и в результате автомати­зированных обработок и т.д.

Поиск ранее введенных документов

Для ускорения поиска ранее введенных документов в журнале можно использовать поиск по номеру и по дате. Для упрощения поиска можно установить интервал дат документов, отображае­мых в журнале, с помощью кнопки И командной панели журнала. Для сужения поиска документа с использованием более сложного условия или нескольких условий можно установить условия от­бора и сортировки в журнале с помощью кнопки «Отбор и сортировка» командной панели журнала.

Указанные приемы являются общими для работы с журналами и списками в системе программ «1С:Предприятие 8».

Общие реквизиты документов

С помощью документа одного вида можно сформировать не­сколько разных видов операций — несколько разных наборов проводок бухгалтерского учета. Например, по документу вида «Поступление товаров и услуг» можно сформировать операции следующих видов: «Покупка, комиссия» (имеется в виду покупка товаров или прием товаров на комиссию), «В переработку» (по­ступление давальческого сырья для переработки), «Оборудова­ние» (поступление оборудования), «Объекты строительства» (принятие к учету объектов строительства), «Бланки строгого учета» (поступление бланков строгого учета). В соответствующих проводках используются разные корреспонденции счетов бухгал­терского учета.

В командной панели подобных документов есть кнопка «Опера­ция». Нужный вид операции при вводе документа следует указать в первую очередь, так как это повлияет на внешнее представление формы документа и определит характер дальнейшего внесения данных в документ.

При вводе нового документа в информационную базу на экране появляется список видов операций, которые можно зарегистриро­вать данным документом. При выборе нужного вида операции открывается форма нового документа, соответствующая выбранной операции.

Режим выбора операции при вводе нового доку­мента включается/отключается в настройках пользователя (меню «Сервис» - «Настройки пользователя...» - «Запрашивать вид операции при вводе нового документа»).

Установленный вид операции отображается в заголовке формы документа после названия документа (через двоеточие).

Многие другие реквизиты также одинаковы для большинства до­кументов. Так, в любом документе должна быть указана органи­зация. Причем при вводе нового документа реквизит «Организа­ция» заполняется автоматически в соответствии с установкой свойства «Основная организация» (меню «Предприятие» — «Ор­ганизации»). Пользователю может быть запрещено заменять ос­новную организацию на другую организацию в указанном рекви­зите документа, если в форме настроек пользователя будет сброшен флажок «Учет по всем организациям» (меню «Сервис» — «Настройки пользователя...»).

В документах, отражающих приход и списание материальных ценностей, указывается реквизит «Склад» — место хранения этих ценностей. Список складов доступен через меню «Склад» — «Склады (места хранения)».

В документах, с помощью которых производятся расчеты с контрагентами, имеется реквизит «Контрагент». Как правило, контрагент является поставщиком или покупателем товаров (ма­териалов, работ, услуг). Полный список контрагентов доступен из меню «Предприятие» — «Контрагенты».

В дополнение к реквизиту «Контрагент» в таких документах со­держится реквизит «Договор». Этот реквизит заполняется из спи­ска договоров организации с выбранным контрагентом и подхо­дящим видом договора.

Список договоров доступен в форме контрагента на закладке «Счета и договоры», раздел «Договоры контрагентов».

Один из договоров контрагента можно задать в качестве основно­го. Для этого предназначена кнопка «Основной» в верхней части раздела «Договоры контрагентов». Запись основного договора выделяется полужирным шрифтом.

Основной договор будет подставляться в документ автоматически после выбора контрагента (при условии, что он удовлетворяет некоторым другим установленным ограничениям).

Многие документы содержат реквизит «Ответственный», в котором можно указать работника организации, отвечающего за выполнение хозяйственной операции. Выбор ответственного про­изводится из списка пользователей программы. По умолчанию в этот реквизит подставляется пользователь, указанный в настрой­ках пользователя (меню «Сервис» — «Настройки пользовате­ля...»).

В реквизите «Комментарий» можно записать любую информацию о деталях документа и операции.

Ввод одних документов на основании других

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» предоставляет возможность ко­пирования информации из документа одного вида в документ другого вида. Для этого при вводе новых документов использует­ся механизм ввода на основании. Этот механизм позволяет, на­пример, создать расходную накладную, автоматически перенося в нее информацию из ранее выписанного счета.

Для ввода документа на основании другого документа следует выделить запись исходного документа в форме журнала докумен­тов, в командной панели формы журнала нажать на кнопку «Ввести на основании» — откроется меню, представляющее со­бой список видов документов, доступных для ввода на основании текущего документа. В этом меню нужно выбрать нужный доку­мент. Например, на основании документа "Поступление товаров и услуг" можно создать следующие документы:

 

Другой вариант — нажать на кнопку «Действия» и в от­крывшемся меню выбрать команду «На основании».

Аналогичные действия можно выполнить из формы самого доку­мента, она также содержит кнопки «Ввести на основании» и «Действия».

Корректировка записей регистров

Параллельно с вводом ручных операций бухгалтерского учета, в конфигурации есть возможность вводить произвольные проводки и записи в специализированные регистры сведений и накопления.

Для этого при вводе ручной операции нужно нажать кнопку «Корректировка регистров».

При помощи формы настройки состава регистров указывают те регистры, которые будут корректироваться документом. Далее, на соответствующих закладках вводятся данные о движениях по ре­гистрам.

Есть возможность формировать движения на основании движе­ний других документов информационной базы, например, с целью сторнирования ранее введенных данных.

Для операции указывается способ заполнения «Сторно движений документа» и документ, который будет использоваться для за­полнения движений корректировки. По кнопке «Заполнить» бу­дут сформированы сторнирующие движения (движения с отрица­тельными суммовыми и количественными значениями), соответствующие выбранному документу. В дальнейшем эти дви­жения могут быть отредактированы.

Чтобы сторнировать движения сразу нескольких документов, нужно заполнить флаг «Список документов» и указать перечень документов, которые будут использоваться для заполнения дви­жений корректировки.

Проведение документов

Проведение документа означает автоматическое формирование проводок бухгалтерского учета, а также записей в других регист­рах накопления (в специализированной терминологии — движе­ний регистров).

Если документ допускает проведение, то командная панель фор­мы документа содержит кнопку «Провести». Для проведения документа следует нажать на эту кнопку или воспользоваться ме­ню «Действия» — «Провести». Может быть удобнее нажать на кнопку «ОК» в нижней части формы документа — при этом сис­тема не только проводит документ, но и закрывает его форму.

Счета бухгалтерского учета, используемые в проводках, отобра­жаются в формах документов: в отдельных полях, в колонках таблиц, на специальных закладках. В большинстве случаев дан­ные счета подставляются автоматически при вводе нового документа, при установлении вида операции документа, при вводе от­дельных данных. Пользователь может эти счета изменить, хотя при правильной организации работы с «1С:Бухгалтерией 8 для Украины» такой возможностью приходится пользоваться редко. А пользователям — не бухгалтерам такая возможность вообще не нужна.

Отображать или не отображать счета бухгалтерского учета в форме документа — каждый пользователь может выбрать сам в диалоге «Настройки пользователя» (меню «Сервис» — «Настрой­ки пользователя...»), флажок «Показывать в документах счета учета». А для включения отображения счетов в конкретном документе следует нажать на кнопку «Пока­зать/скрыть счета учета» в командной панели формы документа.

Использование документов, автоматически формирующих про­водки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом документообороте.

Просмотр и корректировка движений документов

В командной панели документов присутствует кнопка «Дт/Кт». При нажатии на эту кнопку открывается форма, на закладках ко­торой отображается результат проведения документа по регист­рам. Например, документ "Реализация товаров и услуг" имеет 3 регистра: "Бухгалтерский учет", "Продажи налоговый учет" и "Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж".

По умолчанию в форме отражаются только те регистры, по кото­рым сформированы движения. Настроить видимость регистров можно в форме «Настройка отображения регистров», открывае­мой по кнопке «Настройка...» командной панели.

В форме можно отметить те регистры, движения по которым хо­чет видеть или редактировать пользователь.

Кнопка «Стандартная настройка» устанавливает видимость толь­ко тех регистров, по которым есть движения.

Флаг «Ручная корректировка (разрешает редактирования движе­ний документа)» включает режим, в котором пользователь может редактировать, добавлять и удалять движения документа по реги­страм.

После нажатия кнопки «ОК» будут сохранены отредактированные движения документа. При перепроведении документа с включен­ной ручной корректировкой движения по регистрам автоматиче­ски не обновляются, о чем будет выдано сообщение. Для возврата к стандартному режиму проведения документа требуется снять флаг в форме просмотра движений документа.

В списке иконкой отражаются те документы, в которых включена ручная корректировка движений.

По желанию пользователя, результаты проведения документа мо­гут выводиться на экран автоматически сразу же после его прове­дения. Для этого в «Настройках пользователя» должен быть за­полнен флаг «Показывать движения документа после проведения».

Печать документов

Для документа можно сформировать соответствующую ему пе­чатную форму — бумажную накладную, платежное поручение, доверенность и т.п. Причем для некоторых документов можно выбрать один из нескольких вариантов печатной формы.

Варианты печатной формы отображаются в меню кнопки «Пе­чать», располагающейся внизу формы документа.

Одна из печатных форм считается установленной по умолчанию: она отображается отдельной кнопкой левее кнопки «Печать», а в меню кнопки «Печать» она отмечается флажком. Для изменения печатной формы, используемой по умолчанию, следует восполь­зоваться пунктом «По умолчанию» меню кнопки «Печать».

Часть документов конфигурации предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов — соответственно про­водки и записи в регистрах учета такими документами не форми­руются. К таким документам относится, например, документ «Счет на оплату покупателю» (меню «Продажа» — «Счет на оп­лату покупателю»).

С другой стороны, конфигурация содержит несколько видов до­кументов, которые используются исключительно для автоматиче­ского формирования проводок и, соответственно, не имеют пе­чатных форм. Это документы, изначально формируемые во внешних организациях, например, документ «Платежное поруче­ние входящее» (меню «Банк» — «Платежное поручение входя­щее»), предназначенный только для регистрации поступления платежа от сторонней организации. Кроме того, это некоторые виды регламентных документов.

Автоматизированное заполнение табличных частей документов

Для быстрого заполнения табличных частей документов исполь­зуется механизм подбора. Нажатием на кнопку «Подбор» над таб­личной частью документа вызывается специальная форма подбо­ра.

В поле «Подбор» указывается вид подбора, по которому нижняя табличная часть формы будет автоматически заполнена исходны­ми данными (справочник, цены или цены и остатки номенклату­ры). Список доступных видов подбора зависит от вида документа и редактируемой табличной части. Затем, дважды щелкая мышью по внесенным записям, пользователь может перенести эти данные в табличную часть документа (для увеличения изображения щелкните по нему).

Упрощением механизма подбора является механизм автозаполне­ния.

Механизм автозаполнения запускается нажатием на кнопку «За­полнить» над табличной частью. В открывшемся меню кнопки пользователь может выбрать один из критериев автозаполнения, после чего табличная часть документа будет заполнена автомати­чески всеми данными, подходящими под критерий. После автоматического заполнения табличной части пользователь может изменить ее вручную.

Специалисты по конфигурированию могут разра­батывать дополнительные механизмы автозаполнения табличных частей документов. Эти механизмы оформляются в виде файлов внешних обработок с расширением .epf. Пользователь может под­ключить готовую обработку к документу самостоятельно, после чего наименование дополнительного механизма появится в меню кнопки «Заполнить». Список подключенных механизмов автоза­полнения доступен к просмотру через меню «Сервис» — «Внеш­ние (подключаемые) обработки».

Механизм группового изменения данных табличной части доку­мента запускается кнопкой «Изменить». С помощью этого меха­низма, например, можно увеличить цену перечисленных товаров на одно и то же количество процентов или установить скидку.

В частности, с помощью кнопки «Изменить» можно перезапол­нить табличную часть документа по другому типу цен. Этот же способ перезаполнения доступен по кнопке «Цены и валюта...» .

При начале работы с «1С:Бухгалтерией 8 для Украины» не для всех колонок табличных частей документов установлена види­мость. В частности, по умолчанию в документах не видны колон­ки, например «Сумма списания (грн)». Види­мость тех или иных колонок табличной части документа настраивается в специальном окне «Настройка списка», вызывае­мом из контекстного меню табличной части документа (открыва­ется нажатием правой клавиши мыши при условии, что курсор находится над табличной частью документа).

Следующий урок >>

Урок 4

Урок 4. Журналы в программе 1С
1. Виды журналов	3. Кнопки панели управления
2. Журнал операций	4. Журнал проводок

Операции отражаются в журналах. Выбрав из главного меню команду «Операции», видим список имеющихся журналов.

Их не так уж и много, это:

- «Журнал операций» - основной Журнал, в котором отражаются все документы, формирующие проводки (в том числе операции, введенные вручную как особый вид документа), и сами проводки, сформированные документами;

- «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» - список проводок бухгалтерского учета (сформированных с использованием счетов бухгалтерского учета).

В этом меню представлены общие журналы, в конфигурации также имеются индивиду­альные журналы документов, они открываются при нажатии на соответствующий пункт меню (к примеру, нажав в меню «Продажа» на пункт «Реализация товаров и услуг», мы тем самым откроем Журнал документов реализации.

Все журналы в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» имеют вид таблиц, но состав их колонок отличается.

Журнал операций

Журнал операций открывает доступ ко всем операциям, зарегистрированным в «1С: Бухгалтерия 8 для Украины», как введенным вручную, так и созданным различными документами.

В Журнале может быть включен отбор по организации. Для этого необходимо поставить флажок напро­тив параметра «Организация» и в соседнем поле выбрать организацию, по которой будут выводиться данные.

Окно Журнала операций состоит из двух частей. В верхней половине Журнала показаны операции, созданные документами и пользователями (вручную). В нижней половине окна выводятся проводки выделенной в верхней части окна операции. Редактировать поля непосредственно в нижнем окне нельзя: щелкнув мышкой по любому из них, вы откроете окно операции или документа, которыми была сформирована эта проводка. И уже в этом окне продолжите редактирование.

Границу между верхней и нижней частями окна Журнала операций можно пере­двинуть мышью. Чтобы этот Журнал выглядел компактнее, нижнее окно можно отключить. Для этого нажмем на верхней панели инструментов кнопку «Проводки».

Информации в журналах выводится очень много, поэтому данные в журналах можно фильтровать, т. е. ограничивать состав выводимой информации по какому-либо критерию. Например, по дате кнопка «Установить интервал дат». Изначально интервал времени, за который выводятся проводки, установлен в значении «Без ограничения».

Журнал можно отфильтровать и по другим критериям. Например, поиск документов определенного вида или операций очень облегчит отбор по колонке.

Если щелкнуть мышкой на кнопке «Найти документ в списке», откроется Журнал «Поступление товаров и услуг».

Кнопка «Найти по номеру» позволяет отфильтровать документы и операции с конкрет­ным номером, достаточно просто задать в открывшемся меню параметры поиска.

Кнопкой «Отбор и сортировка» можно создать довольно сложный фильтр по не­скольким критериям. Можно, например, вывести на экран все операции, созданные документами, контрагентом в которых была указана фирма «Рудь».

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» запоминает применявшиеся ранее фильтры. Что­бы повторно наложить тот же фильтр, воспользуйтесь кнопкой «История отбора». Откроется окно со списком применявшихся ранее фильтров.

Для отмены фильтрации журнала служит кнопка «Отключить отбор». Щелкнув на ней мышкой, вы отключите все наложенные ранее фильтры.

Назначение всех кнопок панели управления приведено в таблице.

Кнопка	Наименование	Сочетание клавиш	Назначение
	Добавить (Ins)	Insert	Открывает окно выбора вида документа для ввода. В окне в алфавитном порядке представлены все имеющиеся в конфигурации документы
	Добавить копированием	F9	Если курсор указывает на строку операции, копируется операция со всеми введенными данными, если на документ — копируется документ
	Изменить текущий элемент	F2	Открывает для редактирования документ, на котором стоит курсор
	Установить пометку удаления	Del	Помечает операцию (документ) на удаление
	Установить интервал дат	—	Устанавливает диапазон дат, за который будут видны записи в журнале
	Поиск по номеру	—	Осуществляет поиск по номеру документа
	Найти документ в списке	—	Открывает журнал документов того вида, который был выделен
	Провести	—	Проводит выделенный документ
	Отмена проведения	—	Отменяет проведение выделенного документа, в результате проводки документа исчезнут
	Переключить активность проводок	F8	Означает «включить/выключить проводки» выделенной операции
	Отбор по виду документа	—	Фильтрует Журнал операций по указанному пользователем виду документа
	Отбор и сортировка	—	Позволяет наложить на Журнал сложный фильтр
	Отбор по значению в текущей колонке	—	Фильтрует информацию в Журнале по выбранной колонке
	История отборов	—	Открывает окно с назначенными ранее фильтрами отбора
	Отключить отбор	—	Отключает все фильтры
	Ввести на основании	—	Позволяет ввести на основании выделенного документа другой документ
	Обновить текущий список	Cntrl + Shift + R	Производит обновление списка записей в Журнале
	Результат проведения документа	—	Открывает окно с проводками, сформированными по выделенной операции
	Структура подчиненности документа	—	Открывает окно структуры подчиненности документа, в котором можно увидеть, на основании какого документа была проведена выбранная операция
	Дополнительные реквизиты	—	Позволяет добавить дополнительные реквизиты, которые не указываються в документе
	Открыть справку	F2	Справка по текущему документу

Остановимся еще на одной кнопке, приведенной в таблице, а именно «Переклю­чить активность проводок». Эта кнопка включает и отключает проводки операции или документа.

Если операцию или документ отключить, принадлежащие им проводки будут вид­ны в журналах. Они будут выделены значками серого цвета. Но на сальдо и обороты по счетам отключенные проводки не влияют. Они как бы исчезают из учета. Вы мо­жете открыть операцию с отключенными проводками, внести в нее изменения и заново ее сохранить. Ее проводки так и останутся отключенными, следовательно, изменения не будут отражены в бухгалтерских итогах. То же самое и с документом: если проводки документа отключены, то его перепроведение на итоги по счетам не повлияет.

Для отключения проводок вместо клавиши «F8» удобнее пользоваться кнопкой «Отмена проведения» или пометкой операции или документа на удаление. Перед удалением объектов программа производит их поиск и строит список помеченных на удаление объектов. Проанализировав его, вы узнаете, проводки каких именно документов и операций не участвуют в расчете сальдо и оборотов по счетам.

Журнал проводок

В Журнале операций представлены операции и документы. Там же можно про­смотреть сформированные операцией или документом проводки. Для сквозного про­смотра всех проводок, введенных в информационную базу, служит Журнал проводок. В «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» Журнал проводок разделен на Журнал проводок бухгалтерского учета и Журнал проводок налогового учета. Проводку непосредственно в Журнале изменить нельзя.

Для ввода изменений сделайте на выбранной проводке двойной щелчок левой кнопкой мыши или нажмите клавишу «Enter». Откроется документ или операция, сформировавшие эту проводку, в ней вы и будете ее править.

Окно Журнала можно открыть командой «Операции - Журнал про­водок бухгалтерского учета».

Список проводок, кроме обычных реквизитов проводок (Счет Дт, Счет Кт, Субконто... и т. д.), содержит колонки с данными, которые в другом списке или журнале обычно отражаются как реквизиты документов: Период (дата и время), № документа, Документ (вид документа) и Организация. Проводки Журнала могут быть отобраны по счету, организации или регистратору (документу, которым была оформлена операция).

Несмотря на то, что Журнал носит название «Журнал проводок (бухгалтерский учет)», в нем отражаются и данные налогового учета (учет доходов и расходов налогового учета ведется по счетам бухгалтерского Плана счетов). Для отражения информации по налоговому учету служат также реквизиты «Налог, назн. Дт», «Сумма (н/у) Дт», «Налог, назн. Кт» и «Сумма (н/у) Кт».

В отличие от Журнала операций в Журнал проводок даже нельзя ввести новый документ. Можно только открыть имеющийся (двойным щелчком).

Кнопка «Проверка проводок» проверяет соответствие сформированных проводок тем, которые внесены в регистр «Корректные корреспонденции счетов бухгалтер­ского учета» и при необходимости вносит в них новые.

Видео уроки >>